Completar la documentación adecuada es un elemento esencial para iniciar un negocio . Si bien elegir la mejor estructura legal para su empresa y completar formularios puede parecer tedioso y abrumador, estos pasos suelen ser partes del proceso legalmente obligatorias.
Muchos propietarios de pequeñas empresas se confunden con los acuerdos operativos y los estatutos sociales. Es muy probable que necesite alguna versión de ambos para su empresa, por lo que es importante comprender el propósito de cada documento.
¿Qué es un acuerdo operativo?
Un acuerdo operativo describe y define los procedimientos operativos internos y los acuerdos de relación entre los miembros (propietarios) de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) . El objetivo general de un acuerdo operativo es establecer pautas sobre cómo los propietarios de la empresa se relacionan profesionalmente entre sí en términos de gestión y operaciones.
Los estatutos son similares a los acuerdos operativos, excepto que se utilizan en corporaciones (corporaciones S y corporaciones C ) en lugar de LLC, y a menudo tienen requisitos legales para la información que incluyen.
¿Qué debe incluir un acuerdo operativo?
La información que incluya en su contrato operativo o estatutos dependerá de los requisitos específicos de su empresa y del estado. Sin embargo, un contrato operativo generalmente incluye detalles sobre la propiedad, las operaciones, la gestión y la financiación.
Robert Gauvreau, director ejecutivo de la firma de asesoría contable y fiscal Gauvreau, creó un esquema de la información que debe cubrir un acuerdo operativo, incluyendo los siguientes elementos:
- Una descripción de las operaciones comerciales.
- La separación entre el miembro de la LLC y la entidad comercial (un resumen de cómo son entidades separadas y cómo trabajan juntas).
- El plan de sucesión (cómo sale un propietario y qué sucede si ocurre un problema inesperado con un propietario).
- Cómo se designan los gerentes y cuáles son sus responsabilidades y obligaciones hacia la empresa.
- Cómo los miembros/propietarios pueden votar sobre cuestiones importantes.
- Las restricciones de la transferencia de propiedad y cómo se produce.
- Cómo se recaudan y reembolsan los fondos de la empresa.
- Cómo deben tratarse las ganancias, pérdidas y distribuciones.
- Cómo deben mantenerse los libros y registros.
Un acuerdo operativo también puede incluir otros elementos que considere necesarios para las operaciones comerciales y la protección de los derechos de la empresa y de los propietarios.
¿Toda empresa necesita un acuerdo operativo?
Dependiendo del tipo de empresa (LLC, corporación S, corporación C) y del estado, es posible que deba presentar un acuerdo operativo por ley. Por ejemplo, cualquier LLC que realice negocios en California , Delaware, Maine , Missouri o Nueva York debe presentar un acuerdo operativo de LLC. Si bien las LLC en los otros 45 estados no están legalmente obligadas a tener un acuerdo operativo, es muy recomendable.
De manera similar, las corporaciones (corporaciones S y corporaciones C) no están legalmente obligadas por ningún estado a tener un acuerdo operativo. Aun así, los expertos aconsejan a los propietarios de estas empresas que creen y ejecuten su propia versión de un acuerdo operativo, llamado estatutos.
“Los estatutos establecen los derechos y deberes de las partes involucradas en la corporación y, si las partes los cumplen correctamente, limitan la posibilidad de que los tribunales “abran el velo corporativo” y hagan que los accionistas sean personalmente responsables de las deudas corporativas”, dijo Kelly DuFord Williams, fundadora y socia gerente de Slate Law Group. “Además, algunos bancos y prestamistas solicitarán estatutos corporativos para garantizar la legitimidad de la corporación antes de otorgar préstamos o abrir cuentas”.
¿Cuáles son algunos errores comunes en los acuerdos operativos?
Los expertos dicen que los propietarios de empresas a veces cometen los siguientes errores al crear acuerdos operativos:
- Exclusión de información importante. Cuando se apresura a poner en marcha la estructura operativa de su empresa, resulta tentador tomar atajos y omitir secciones aparentemente sin importancia del esquema de Gauvreau. Sin embargo, todos los elementos de ese esquema se incluyen por una razón. Es esencial incluir cada parte del esquema.
- Incluir demasiada información. En el otro extremo del espectro se encuentra la inclusión de demasiada información en el contrato operativo. Un abogado especializado en asuntos de sociedades de responsabilidad limitada puede identificar secciones que podrían causar más problemas de los que resuelven.
- Uso de un lenguaje impreciso. Un contrato operativo debe ser claro y preciso. Trabajar con un experto en contratos operativos puede ayudarle a evitar confusiones o malas interpretaciones en el lenguaje de su contrato.
- Mantenerlo igual para siempre. Revisar periódicamente el contrato operativo para asegurarse de que siga siendo válido y relevante es fundamental para lograr un acuerdo sólido. Los expertos sugieren revisar el contrato con un abogado una vez al año para identificar posibles áreas de cambio.
¿Podrás cambiar tu acuerdo operativo en el futuro?
Sí, puedes cambiar tu contrato operativo. Hacerlo suele ser fácil. No tendrás que presentar revisiones ante ningún organismo gubernamental o regulador. Deberás reunir a los miembros de tu LLC para que aprueben los cambios mediante enmiendas por escrito. Luego, guardarás este archivo junto con tu contrato operativo original para fines de documentación.
¿Qué son los artículos de constitución?
Los artículos de constitución , también conocidos como certificado de constitución o estatuto corporativo (certificado de formación para LLC), son un documento legal que establece formalmente una corporación ante los ojos del estado.
El principal beneficio de los estatutos sociales es la protección legal que brindan a sus activos personales, ya que este documento separa los activos de la empresa de los activos del propietario de la misma. Los estatutos sociales suelen presentarse ante el secretario de estado, con una tarifa de presentación de aproximadamente $50 a $300.
¿Qué debe incluir el acta constitutiva?
La información que incluya en sus estatutos sociales o certificado de constitución dependerá de los requisitos específicos de su empresa y del estado. Sin embargo, Gauvreau dijo que cada documento normalmente incluye la siguiente información:
- El nombre comercial legal y la dirección de la empresa.
- El propósito de la organización.
- Cómo debe funcionar la corporación (estatutos).
- Los nombres de los directores e incorporadores iniciales de la entidad.
- El nombre y la dirección del agente registrado.
- ¿Qué acciones pueden ser adquiridas por los inversores?
- ¿Qué restricciones se imponen a las actividades empresariales?
- La fecha en que se creó la empresa.
Es posible que sus artículos de constitución necesiten información adicional dependiendo del estado donde opere.
¿Toda empresa necesita tener estatutos sociales?
La obligación legal de presentar los estatutos de constitución dependerá del tipo de empresa que posea. Por ejemplo, las LLC no están obligadas legalmente a presentar los estatutos de constitución, pero es muy recomendable que tengan un certificado de constitución. Por otro lado, todas las corporaciones están obligadas legalmente a presentar los estatutos de constitución ante el estado.
“Toda corporación debe crear sus estatutos y presentarlos en el estado en el que elija constituirse”, dijo DuFord Williams. “Este es el primer paso para constituir una corporación; la corporación no existe hasta que se presentan los estatutos”.
¿Cuáles son algunos errores comunes en los artículos de constitución?
Los propietarios de empresas a veces cometen errores al crear y presentar artículos de constitución, incluidos los siguientes:
- No revisar ni cumplir con las pautas estatales. Debe verificar que las guías que esté siguiendo sobre cómo presentar los estatutos de constitución correspondan a su estado. Las reglas para la presentación pueden variar sustancialmente según el estado. También debe confirmar que los abogados con los que trabaje estén bien versados en las pautas de su estado.
- Elegir un agente registrado no válido. No cualquier persona o empresa puede ser el agente registrado de sus estatutos sociales. Esta persona o empresa debe vivir en el estado en el que presente sus estatutos sociales. También debe ser fácil comunicarse con ella, así que elija un agente registrado que trabaje en horario comercial habitual dentro de su estado.
- Confundirlos con los estatutos sociales. Una corporación debe presentar estatutos sociales, mientras que una LLC debe presentar estatutos sociales. Consulte el sitio web de su entidad de registro para conocer los formularios adecuados y asegúrese de presentar los formularios que sean relevantes para su tipo de empresa.
- Presentar la solicitud ante el organismo gubernamental equivocado. Algunos estados exigen que presente los estatutos de constitución ante la oficina del secretario de estado. Otros exigen que los presente ante el departamento de comercio del estado u otro organismo gubernamental. Verifique que esté presentando la solicitud ante la oficina correcta para evitar problemas o demoras.