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¿Está pensando en realizar su propio procesamiento de nóminas o siente curiosidad por el proceso en general? Calcular las retenciones y deducciones de los cheques de pago de los empleados no es difícil si sigue los pasos que se detallan aquí.
Su objetivo en este proceso es pasar del monto de pago bruto (el monto real que le debe al empleado) al pago neto (el monto del cheque de pago del empleado). Después de haber calculado el pago bruto para el período de pago, debe deducir o retener montos para la retención de impuestos federales sobre la renta, impuestos FICA (Seguro Social/Medicare), impuestos estatales y locales sobre la renta y otras deducciones.
Paso 1: Obtenga un formulario W-4 de cada empleado
ElServicio de Impuestos Internos (IRS)requiere que todos los trabajadores en los EE. UU. firmen el formulario W-4 del IRS al momento de la contratación. Este formulario incluye información importante que necesita para pagarle al empleado y asegurarse de que las retenciones y las deducciones se calculen correctamente en el salario del empleado. 1
Además del nombre y la dirección del empleado, el estado civil y el estado civil para efectos de la declaración, necesitará obtener otra información del W-4 para realizar los cálculos de retención del impuesto sobre la renta federal.
Paso 2: Calcular el salario bruto
Los cheques de pago de los empleados comienzan con el salario bruto , que es el monto total del salario antes de cualquier deducción o retención. Para determinar el impuesto a las ganancias y el impuesto FICA (para el Seguro Social y Medicare), use todos los sueldos, salarios y propinas . 2
Cómo determinar el salario bruto
Para los empleados asalariados, comience con el salario anual de la persona dividido por la cantidad de períodos de pago. Para los empleados por horas, es la cantidad de horas trabajadas multiplicada por la tarifa (incluidas las horas extra ).
Si no está seguro de cómo pagar a los empleados, lea este artículo sobre la diferencia entre empleados asalariados y empleados por horas .
A continuación se muestran ejemplos de cómo se calcula el salario bruto para un período de nómina tanto para empleados asalariados como para empleados por horas si no se incluyen horas extra para ese período de pago:
Digamos que su empleado gana un salario anual de $30,000. Este salario se divide por la cantidad de períodos de pago en el año para obtener el salario bruto por período de pago. Si paga a los empleados asalariados dos veces al mes, hay 24 períodos de pago en el año y el salario bruto por período de pago es de $1,250 ($30,000 dividido por 24).
A un empleado que trabaja por horas se le paga una tarifa por hora durante el período de pago. Si la tarifa por hora de un empleado es de $12 y trabajó 38 horas durante el período de pago, el salario bruto del empleado por ese cheque de pago es de $456 ($12 x 38).
Paso 3: Calcular las horas extras
Todos los empleados por horas tienen derecho a horas extras si trabajan más de 40 horas a la semana. 3 Algunos empleados asalariados están exentos de las horas extras, según su nivel salarial. Antes de julio de 2024, los empleados asalariados con salarios más bajos recibían horas extras si su salario era igual o inferior a $684 por semana ($35,568 al año), incluso si estaban clasificados como exentos. A partir de julio, ese límite aumentó a $844 por semana (equivalente a $43,888 por año) y, a partir de enero de 2025, aumenta a $1,128 por semana (o $58,656 por año). 4
Puede pagar más de la tarifa de horas extra requerida, pero aquí utilizaremos la cantidad requerida. Algunos estados también tienen leyes de horas extra que exigen que las horas extra se paguen a tarifas más altas. Consulte el departamento de trabajo de su estado para obtener más detalles.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo se calculan las horas extra:
Sandy trabaja 43 horas en una semana. Tiene derecho a cobrar tres horas extras a razón de 1,5 veces su salario por hora. Si su salario por hora es de 12 dólares, recibe tres horas extras a razón de 18 dólares, lo que da un total de 54 dólares de horas extras. Estas horas extras de 54 dólares se suman a su salario por hora habitual de 480 dólares (40 horas x 12 dólares), lo que da un total de 534 dólares. Los 534 dólares son su salario bruto para el período de pago.
Paso 4: Ajuste del salario bruto para los salarios de la Seguridad Social
Antes de calcular la retención de impuestos sobre la renta y la retención de FICA , debe eliminar algunos tipos de pagos a los empleados. Los tipos de pagos que no se incluyen en los salarios del Seguro Social pueden ser diferentes de los tipos de pago excluidos del impuesto sobre la renta federal.
Por ejemplo, si contrata a su hijo (menor de 18 años) para trabajar en su empresa, debe descontar el monto de su salario cuando calcule la retención del Seguro Social, pero no descontarlo cuando calcule la retención del impuesto federal a la renta. 5
He aquí otro ejemplo: sus contribuciones a un plan de jubilación con impuestos diferidos (como un plan 401(k)) no deberían incluirse en los cálculos tanto del impuesto a la renta federal como del impuesto del Seguro Social. 6
Nota
La Publicación 15 del IRS (Circular E) tiene una lista completa de los pagos a los empleados y si están incluidos en los salarios del Seguro Social o sujetos a la retención del impuesto sobre la renta federal.
Paso 5: Calcule el monto de retención del impuesto federal sobre la renta (FIT)
Para calcular la retención del impuesto sobre la renta federal, necesitará:
- El salario bruto ajustado del empleado para el período de pago
- El formulario W-4 del empleado
- Una copia de las tablas de impuestos del IRS en la Publicación 15-T: Guía de impuestos para empleadores , utilizando la tabla para el año correcto 7
Los tramos de impuestos sobre la renta de 2024 (que se presentarán en 2025) son los siguientes: 8
- 37% para ingresos superiores a $609,350 ($731,200 para parejas casadas que presentan una declaración conjunta)
- 35% para ingresos superiores a $243,725 ($487,450 para parejas casadas que presentan una declaración conjunta)
- 32% para ingresos superiores a $191,950 ($383,900 para parejas casadas que presentan una declaración conjunta)
- 24% para ingresos superiores a $100,525 ($201,050 para parejas casadas que presentan una declaración conjunta)
- 22% para ingresos superiores a $47,150 ($94,300 para parejas casadas que presentan una declaración conjunta)
- 12% para ingresos superiores a $11,600 ($23,200 para parejas casadas que presentan una declaración conjunta)
Paso 6: Calcule las deducciones de la Seguridad Social y Medicare
Debe retener los impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare) de los cheques de pago de los empleados.
Nota
Asegúrese de utilizar la cantidad correcta de salario bruto para este cálculo. Este artículo sobre los salarios del Seguro Social explica qué salarios se deben descontar para este cálculo.
El cálculo de la retención FICA es bastante sencillo. 9
| Impuestos FICA: ¿Quién paga qué? | ||
|---|---|---|
| Impuestos FICA (porcentaje del salario bruto del empleado) | El empleado paga | El empleador paga |
| Impuesto de Seguridad Social 12,4% (hasta el máximo anual) | 6,2% | 6,2% |
| Impuesto de Medicare 2,9 % (hasta $200 000) | 1,45% | 1,45% |
| Impuesto adicional de Medicare | 0,9% sobre el salario bruto superior a $200.000 | 0% |
Retener la mitad del 15,3 % total del salario del empleado (7,65 % = 6,2 % para el Seguro Social más 1,45 % para Medicare). La otra mitad de los impuestos FICA la debe usted, el empleador.
Para un empleado hipotético, con $1,500 en salario semanal, el cálculo es $1,500 x 7,65% (.0765) para un total de $114,75.
Tenga cuidado de no deducir demasiados impuestos del Seguro Social de los empleados con ingresos altos, ya que el Seguro Social tiene un tope cada año y el monto máximo lo establece la Administración del Seguro Social.
También deberá tener en cuenta la deducción fiscal adicional de Medicare que deben pagar los empleados con ingresos más altos, que comienza cuando el empleado alcanza los $200,000 en ingresos anuales. El impuesto adicional es del 0,9 % del salario bruto según el estado W-4 del empleado. El empleador no debe pagar ningún impuesto adicional.
Paso 7: Tome deducciones del impuesto sobre la renta estatal
La mayoría de los estados imponen impuestos sobre la renta sobre los salarios y sueldos de los empleados. Investigue un poco para determinar los montos de estas deducciones y cómo enviarlas a la autoridad fiscal estatal o local correspondiente.
Paso 8 (opcional): Tome otras deducciones
Aún no ha terminado con las deducciones. A continuación, se indican otras posibles deducciones del salario de los empleados que podría necesitar calcular:
- Deducciones por contribuciones de los empleados a la cobertura del plan de salud
- Deducciones por contribuciones al plan 401(k) u otros planes de jubilación
- Deducciones por aportaciones a fondos internos de la empresa o donaciones benéficas
Recuerde, todas las deducciones comienzan y se basan en el salario bruto.
Ejemplo de talón de pago de un empleado
En el caso del empleado mencionado anteriormente, el talón de pago semanal se vería así:
| Talón de pago del empleado | ||||
|---|---|---|---|---|
| Salario bruto | Retención del impuesto sobre la renta federal | Retención de impuestos FICA | Otras deducciones | Salario neto |
| $1,500.00 | $273,56 | $114,75 | $0.00 | $1,111.69 |
No olvide los impuestos sobre la nómina del empleador
Debe realizar depósitos en el IRS de los impuestos retenidos del salario de los empleados por concepto de impuestos federales sobre la renta, impuestos FICA y los montos que adeude como empleador. En concreto, después de cada nómina , debe:
- Pagar la retención del impuesto sobre la renta federal de todos los empleados
- Pague la retención de impuestos FICA de todos los empleados
- Pague su mitad del impuesto FICA para todos los empleados
Dependiendo del tamaño de su nómina, deberá realizar depósitos de forma mensual o quincenal. 10
También debe presentar un informe trimestral en el Formulario 941 que muestre los montos que debe y cuánto ha pagado.
Nota
Si tiene muchos empleados o no cuenta con el personal para manejar el procesamiento de nóminas, considere un servicio de procesamiento de nóminas para manejar cheques de pago, pagos al IRS e informes de fin de año en el Formulario W-2.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué porcentaje de mi cheque de pago se retiene para impuestos federales?
Los empleadores retienen el 7,65 % de su ingreso bruto ajustado para los impuestos FICA (6,2 % para los impuestos del Seguro Social y 1,45 % para los impuestos de Medicare) además del impuesto federal a la renta. Según su nivel de ingresos, se encuentra en una de las siguientes categorías de impuestos federales a la renta: 12 %, 22 %, 24 %, 32 %, 35 % y 37 %. 8
¿Por qué no me retuvieron el impuesto federal sobre la renta de mi cheque de pago?
Si no ve que se le deduce el impuesto federal a la renta de su cheque de pago, es porque su empleador lo considera un contratista independiente , lo que significa que recibirá un 1099 y probablemente deba pagar impuestos estimados trimestrales, o solicitó una exención del impuesto federal a la renta (por ejemplo, no espera tener una obligación tributaria para el año en curso).
Puntos clave
- Los empleadores deben retener la mitad (7,65 %) del 15,3 % adeudado en impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare) del salario bruto de un empleado.
- Los impuestos FICA se suman a los impuestos federales sobre la renta regulares, que cambian según su nivel de ingresos.
- En 2024 hay siete tramos impositivos: 12%, 22%, 24%, 32%, 35% y 37%.
- La FICA y las retenciones federales se deducen del salario bruto ajustado, lo que significa que cualquier deducción por contribuciones a un 401(k) u otras cuentas con impuestos diferidos se tienen en cuenta de antemano.